[ 진보된 통합 영업관리 소프트웨어 ]


1.현대 비즈니스는 통합관리솔루션 절실해

비즈니스는 시간과의 싸움이다. 아주 작은 요소에서부터 아주 큰 부분에 이르기까지 끊임없이 옥죄어 오는 시간과의 한판 승부에서 밀리면 성공을 보장받기 어렵다. 또 이 세계는 예측 불가능한 각종 변수와의 싸움이다. 아무리 치밀하고, 아무리 많은 부분을 준비한다고 해도 언제나 예상치 못한 변수들은 새로이 나타나 발목을 잡곤 한다.

이에 적절히 대응하기 위해선 단축시킬 수 있는 관리 부분의 시간 소요를 최대한 줄이고, 예측 가능한 변수들을 일괄적으로 관리, 한 눈에 동향을 파악할 수 있는 데이터베이스의 구축이 절실하다. 이런 이유로 앞선 IT 기술을 응용해 엄청난 시간을 잡아먹는 각종 관리에 대한 부분을 이에 일임하는 시도들이 있어 왔는데, 이제는 우리 주위에서 쉽게 구입할 수 있는 명함인식기 역시 이런 맥락에서 출시된 제품이라 할 수 있다.

하루에도 몇 장씩의 명함을 주고 받는 현대인들에겐 이의 관리도 쉽지 않은데, 평소엔 짐짝 같기만 한 명함들이 또 정작 필요할 땐 주위에 없는 아이러니한 상황을 경험하기도 한다. 여기에 툭하면 골머리를 싸매게 만드는 각종 서식이나 계산서 등의 발행이나 정리 등, 단순하지만 신경이 곤두서는 각종 업무 역시 스트레스의 주범이라 할 수 있다.


[ 제안서 ]

사용자 삽입 이미지
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                       [ 제품 소개 ]



코아비즈에서 출시한 통합 영업관리 소프트웨어 BEST는 이런 번거롭고 짜증스러운 각종 관리 업무를 한데 묶어 간편하고 손쉬운 작업으로 만들어준다. 간단하게는 각종 명함의 관리에서부터, 영업관리, 견적/거래처 관리, 각종 입출금 관리까지 비즈니스 환경에서 발생하게 되는 각종 양식이나 명세서의 발행, 관리 등을 전자화 하고 이를 관리하거나 데이터베이스로 백업해 두는 기능을 제공한다.

 

제품명

  BEST

성격

  통합 영업관리 소프트웨어

권장사양

  CPU   Pentium III 이상
  RAM   128MB 이상
  HDD   200MB 이상
  CD-ROM   16배속 이상
  OS   Windows98 이상
 

가격

  개인용 (BEST Pro)   275,000원
  기업용 (BEST Enterprise)   550,000원 (5인)
  990,000원 (10인)

* 데모가 필요하시거나 구매에 대한 상담을 원하시면 연락 주십시오.
  ( 0505-307-6607 )


2.USB 방식의 명함 스캐너 제공

코아비즈의 BEST는 소프트웨어와 하드웨어가 결합된 상품이라 할 수 있다. 물론 핵심은 소프트웨어 이겠지만 명함관리 기능을 위한 작은 스캐너도 함께 제공된다.

▲ 명함 인식용 스캐너

일반적으로 많은 명함인식기에서 채용하고 있는 동종의 스캐너이다. 스캐너의 품질 보다는 문자를 인식하고 정확히 필드를 채워 넣는 인식 소프트웨어의 완성도가 품질을 좌우한다고 볼 수 있다.

▲ PC와의 연결을 위한 USB 단자

스캐너는 근래의 추세에 맞게 USB 방식으로 구동된다. 페라이트 코어가 채용된 케이블을 제공하고 있다.

▲ 소프트웨어와 메뉴얼

소프트웨어는 CD로 제공된다. 윈도우 98 이상의 OS에 대응하고 있으므로 최근의 시스템에서는 모두 사용할 수 있다.

다양한 기능을 지원하는 소프트웨어일 수록, 그것을 익히기는 더욱 어렵다. 새로운 버젼이 출시될 때 마다 온갖 잡다한 소프트웨어를 가득 품고 나타나는 윈도우 시리즈를 손에 익히는데 더욱 고생하는 이유도 이와 같지 않을까?
다행스럽게도 BEST는 사용자를 위한 질 좋은 메뉴얼을 함께 제공하고 있다. 인쇄상태도 매우 양호할 뿐 아니라 섹션별로 잘 분류된 체계적인 설명을 곁들이고 있으므로 컴퓨터에 막연한 두려움을 갖는 세대들도 한번쯤 도전해 볼 만 하다.

▲ 웹하드 이용권

3년간 1GB의 공간을 이용할 수 있는 웹하드 이용권이 함께 제공된다. BEST를 사용하며 쌓여가는 각종 데이터들을 웹하드를 이용해 안전하게 저장하거나 이의 공유를 통해 언제 어디서든 해당 자료를 이용할 수 있다.

3.다양한 기능으로 명함관리 쉬워

기존의 명함인식기와 BEST의 가장 큰 차이점이라 하면, 기존의 명함 인식기는 관리를 위한 소프트웨어가 부가적인 요소였지만 BEST는 반대로 각종 관리기능 중 명함인식/관리 기능이 포함되어 있다는 점이다.

▲ 소프트웨어의 실행

소프트웨어 자체가 가장 주요한 상품이기 때문에 이를 실행하면 서버를 통한 인증을 요구한다. 이 뿐 아니라 소프트웨어의 업데이트 역시 자동으로 진행된다.
업데이트할 내역이 있다면 자동으로 검색해 사용자에게 이를 알려주게 되는데, 사용자는 클릭 한번만으로 소프트웨어를 업데이트 할 수 있다.

▲ 정품인증

정품인증은 인터넷과 전화를 통한 방법 두 가지를 제공한다.

▲ 초기 화면

초기 화면의 메뉴는 일반적인 풀다운 방식이기 때문에 조금만 주의해 살펴보면 손쉽게 사용법을 익힐 수 있다. 각종 굵직한 기능들은 따로 분류돼 있기 때문에 필요한 부분을 클릭하면 바로 해당 기능으로 이동할 수 있다.

▲ 스캐너의 조정

함께 제공되는 스캐너 조정용지를 이용해 스캐너의 스캔 품질을 조정하게 된다. 이를 분실하였을 때에는 흰 종이를 일정 크기로 잘라 이용할 수 있다.

명함의 인식과 관리는 숙달된 사용자부터 초보자들까지 모두 손쉽게 적응할 수 있는 기능들을 포함하고 있다. 소프트웨어가 구동된 상태에서 스캐너에 명함을 넣어주기만 하면 명함의 스캔과 인식이 자동으로 진행된다. 사용자는 정해진 그룹 중 해당 명함을 어디에 분류할 것인지만 선택해 주면 된다. 물론 해당 그룹은 사용자 임의로 선택, 생성, 조정하는 것이 가능하며 명함을 인식시키는 경우 채워 넣을 필드 역시 사용자의 필요에 따라 선택해 줄 수 있다.

▲ 명함 인식 #1

고전적인 형태의 명함의 경우 거의 모든 필드에서 오류를 발견하기 힘들 만큼 완벽하게 인식하고 있다. 대개 흰 바탕에 명확한 문자체를 이용하는 이런 종류의 명함은 인식과 분류에 거의 오류가 없는 것을 확인할 수 있다.

▲ 명함 인식 #2

이번엔 조금 다른 성격의 명함을 인식시킨 결과를 보자. 첫 번째 명함은 매끈한 흰 표면에 확연히 구분되는 문자체를 사용한 것이었지만, 이번의 명함은 표면에 질감이 추가된 것으로 손으로 만지는 경우 올록볼록한 느낌이 전해지는 명함이다. 여기에 모든 부분이 영문으로 기록된 명함을 이용해 영문의 인식 여부도 함께 확인해보자.

이번 명함 역시 각종 필드는 단 하나의 오류도 없이 정확히 분류해내고 있지만 몇몇 부분의 문자 인식에 오류를 보이고 있다. 표면에 질감이 들어간 명함이긴 하지만 상대적으로 문자는 크고 명확하기 때문에 작은 오류이지만 조금은 아쉬운 결과이다. 부서명과 전자우편 등에서 문자를 잘못 인식한 부분들이 눈에 띈다.

▲ 명함 인식 #3

이번엔 질감은 없지만 명함 표면에 다른 컬러로 채색된 형식의 명함을 살펴보자. 사용되는 스캐너가 흑백이기 때문에 결과적으로 위와 같이 명함의 표면에 그라데이션이 가미된 명함들은 스캔 결과물이 상당히 지저분해진다.

위와 같은 명함 역시도 각 필드를 분류하는 데에는 정확히 성공하였다. 문자를 인식하고 어느 필드에 위치시켜야 하는지에 대한 정확성은 충분한 신뢰를 보낼 수 있을 만큼 충분히 만족스러웠고, 이는 추가적인 수십 여장 이상의 명함 스캔에서도 마찬가지였다.

다만 이번에도 약간의 오류가 발생하고 있는데, 이번에도 안타깝게 정상적인 문자를 온전히 인식하는데 실패하고 있다. 명함인식기들 대다수가 인쇄 자체에 약간 문제가 있는 문자나 그래픽을 가미한 특이한 문자 등을 인식하는 데에는 약간의 어려움이 있고, 현재까지 이런 부분의 개선을 요구하기엔 다소 무리가 따르는 것이 사실이다. 하지만 눈으로 보기에도 선명하고 충분히 잘 인쇄된 문자의 인식에도 간간히 발생하는 오류는 여간 아쉬운 것이 아니다.

BEST의 명함 인식 수준과 이를 적당히 분류하는 능력은 전반적으로 상당히 좋은 수준이지만, 오히려 반드시 인식돼야 할 가장 기본적인 문자를 인식하는데 있어선 간혹 저런 문제점을 보이고 있다. 이는 명함을 인식하거나 인식한 문자를 정확히 해당 필드로 분류하는 것 보다 오히려 기본적인 문제이므로 해당 부분의 인식률은 조금 더 끌어올릴 필요가 있어 보인다.

▲ 명함의 수동 인식

명함의 특정 부분 인식에 문제가 있거나, 또는 해당 부분만을 인식시키기 원하는 경우 스캔된 명함의 이미지에 마우스를 이용해 원하는 영역을 지정해주면 - 마우스를 클릭한 상태로 원하는 크기로 사각형을 그려주면 된다 - 위와 같은 필드가 나타난다. 사용자가 선택한 부분이 어떤 정보인지를 선택해주면 해당 부분의 필드가 새로 인식된 부분으로 채워지게 되는 편리한 기능도 함께 제공한다.

이렇게 분류된 명함은 필요에따라 검색하거나, 해당 명함의 당사자에게 문자메세지, 메일을 보내거나 전화를 거는 등의 기능 역시 당연히 제공하고 있다. 메일의 전송은 자체적으로 지원되는 SMTP를 이용하거나 아웃룩을 이용할 수도 있으며 명함이미지나 레이블을 인쇄할 수도 있다.

명함을 인식하고 분류하는 기술은 스캐너의 해상도 보다 실상 명함에 사용되는 각종 문자의 패턴과 이를 인식/정의하는 알고리즘의 정확도에 따라 그 결과가 달라지게 마련이다. 오늘날처럼 다양한 그래픽이나 질감, 또는 형형색색의 예쁜 문자들로 치장되는 명함에 있어서는 인식률을 끌어올리는 것이 매우 어렵다. BEST 역시 완전하다 할만한 수준은 아니지만 거의 모든 부분의 인식과 분류에 오류를 보이지 않을 정도의 정확성이 확보되어 있기 때문에 대부분의 경우 빠른 시간 안에 입력, 관리가 가능한 수준이다.

4.다양하고 편리한 관리기능

BEST의 명함 인식 기능은 이 제품이 지원하는 다양한 관리기능 중 극히 일부일 뿐이다. 이 외에도 업무 전반에 활용할 수 있는 다양한 기능들이 제공되고 있어 작성도 복잡하고, 관리는 더더욱 힘든 각종 장부나 출납부, 매출전표 등을 데이터베이스화 해 편리하게 관리할 수 있는 좋은 기능을 가지고 있다.

▲ 영업일보 작성

영업관리를 선택하면 매일매일 진행되는 영업활동 내역을 꼼꼼히 작성하고 이를 정리해 둘 수 있다. 필요시 해당 정보를 손쉽게 확인할 수도 있으며 통계, 보고서 제출, 영업전략 수립을 위한 기초자료로 활용할 수도 있다.

▲ 영업일보 관리

이렇게 작성된 일보는 전일, 금일, 금주,금월, 금년, 분기, 등의 기준으로 분류되어 데이터화 된다. 진행상태에 따라 초기인 활동과 진행중인 영업활동, 그리고 완료, 취소 등의 조건을 기준으로 다시 분류시킬 수 있다.

▲ 일정관리

바쁘게 돌아가는 업무환경에서 스케줄을 관리하는 것은 매우 중요한 일이다. BEST에는 사용자가 일정을 손쉽게 기록하고 이를 확인할 수 있는 툴 역시 제공된다. 바쁜 영업활동에 따르는 스케줄의 관리는 무엇 보다 중요하다는 의미일까? 영업관리 메뉴의 서브 항목에 포함된 스케줄 관리는 그만큼 요긴하고 쓸모가 많아 보인다.

▲ 알람관리

단순히 일정을 관리하는 것 뿐만 아니라, 중요한 부분에 대해서는 알람 기능을 이용할 수도 있다. 미리 지정해 둔 알람 시간이 되면 화면에 메세지를 표시해 이를 알려주게 된다.

▲ 상담관리

BEST는 이뿐 아니라 고객과 직접 응대하는 업무에도 다양하게 응용이 가능하다. 이를 위해 상담관리 기능이 제공된다.

▲ 상담기록 / AS 기록 작성

상담관리 기능은 크게 고객과의 상담, 또는 AS 기록을 관리하는 부분으로 다시 나뉜다. 상황에 따라 해당 업무에 맞게 이용하면 된다. 이를 응용하면 해당 고객과의 상담내역, 또는 처리 내역을 쉽게 확인할 수 있기 때문에 각종 서비스센터에서도 요긴하게 이용할 수 있는 메뉴가 될 것으로 보인다(간혹 '깨끗이'를 '깨끗히'로 쓰는 오탈자가 발견되기도 했다).

▲ 거래관리

거래관리 항목에서는 거래명세표를 작성하고 발행하거나, 관리하는 기능을 제공한다. 물론 상황에 따라 적합한 양식을 선택하거나 조정할 수 있도록 양식을 설정할 수도 있다.

또한 매출, 매입 전표를 작성, 관리하는 기능과 세금계산서를 작성, 발행 하거나 이를 관리하는 기능 역시 거래명세표의 관리와 같은 수준에서 제공하고 있다.

▲ 거래관리 / 견적서 관리

거래관리에 포함된 또 하나의 기능은 바로 견적서를 작성하고 이를 관리하는 기능이다. 이 기능을 이용하면 견적서 및 발주서를 손쉽게 작성하고 발행할 수 있으며, BEST가 제공하는 강력한 관리기능으로 이를 유용하게 관리할 수도 있다.

견적서 작성 역시 필요에 맞게 양식을 지정해 사용할 수 있으므로 거의 모든 환경에 적용할 수 있는 여건을 갖추었다고 할 수 있다. 또한 완성된 견적서를 인쇄하거나 고객에게 메일로 전송하는 등의 다양한 연계기능들이 함께 제공되므로 이를 적극 활용하면 업무의 효율성이 크게 제고될 수 있을 것으로 생각 된다.

▲ CEO 보고서

BEST를 통해 이렇게 정리되는 각종 자료들은 통계자료로 정리되고 이를 도식화해 보여주는 탁월한 기능으로 회사의 운영 상태와 전반적인 추세를 한눈에 확인할 수 있다. 각종 통계자료를 기초로 회사의 운영, 영업 전략을 세우는데 적극 활용할 수도 있다.

이밖에 취급하는 각종 품목들을 정리, 분류, 관리하는 기능과 출납 기록을 별도로 작성, 관리하는 기능까지 함께 제공하기 때문에 거의 모든 업무에서 발생하게되는 각종 자료들을 통합 관리할 수 있다. 이 외에 각종 서식들을 자사의 양식에 맞게 수정, 관리하는 기능과 전화가 걸려오면 자동으로 발신자의 번호와 고객명을 표시하거나 부재중 전화를 따로 메모해 두는 CID기능, 계속적으로 업데이트되는 데이터를 자동으로 백업하는 등의 갖가지 기능들이 포함되어 있다.

5.모든 업무환경에 적합성 돋보여

어느 부서에서나 반드시 사용하는 기능들을 기본적으로 배치하고, 이 외에 다양한 관련 업무에 따라 효과적으로 이용할 수 있는 기능들을 분산 배치함으로써 거의 모든 업무환경에서나 최고의 효율성을 보일 수 있도록 BEST는 구성돼 있다.

그 많은 기능들이 다 필요할까 싶은 것이 사실이지만, 상황에 따라 특정 부분의 기능들만을 사용하게 되는 것은 당연하고 이런 부분적인 사용자들을 위해 오히려 더 많은 기능들이 포함되었다고 볼 수 있다.

여기에 인증서버를 통한 자동 업데이트와, 의외로 쉽게 구성된 메뉴 형식은 때론 컴퓨터에 두려움을 갖는 세대들도 손쉽게 사용할 수 있는 가능성을 열어두었다 할 수 있다. 필자의 경우 소프트웨어를 처음 실행시킨 상태에서 거의 모든 기능을 한번에 훑었을 만큼 각종 메뉴와 기능의 배치는 직관적이고 이해가 쉽다.

너무 많은 기능들을 제공하는 소프트웨어들은 그만큼 다루기 어렵다는 단점이 상존하는 것이 사실이다. 그러나 BEST는 각종 기능들이 별도의 체계로 동작하면서도 각종 서식에 관련된 부분들은 또 통합관리가 가능하기 때문에 처음의 설정 문제만 해결된다면 컴맹도 쉽게 다룰 수 있는 수준이다.

BEST가 주는 가장 큰 장점은 역시 '효율성' 이라 할 수 있다. 빠른 시간 안에 복잡하고 어려운 각종 서식, 서류의 작성과 발행, 관리, 통계 작성이 가능한데다 각종 업무에 모두 적용이 가능할 만큼 다양한 기능을 제공하기 때문에 수작업과는 비교할 수 없는 편리함과 시간의 절약을 줄 수 있을 것으로 기대된다.


 

제품명

  BEST

성격

  통합 영업관리 소프트웨어

권장사양

  CPU   Pentium III 이상
  RAM   128MB 이상
  HDD   200MB 이상
  CD-ROM   16배속 이상
  OS   Windows98 이상

가격

  개인용 (BEST Pro)   275,000원
  기업용 (BEST Enterprise)   550,000원 (5인)
  990,000원 (10인)


* 데모가 필요하시거나 구매에 대한 상담을 원하시면 연락 주십시오
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http://www.emaxit.co.kr

2006/12/08 16:38 2006/12/08 16:38
posted by IT솔루션컨설턴트

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