계획 및 준비 단계는 정보전략계획을 수립하기 위한 준비 단계로 이 과정에서는 정보전략계획 추진 조직을 구성하고 정보전략계획의 목표, 목적, 작업 범위 및 산출물을 정의하고 추진 조직 구성원별 역할을 정의하며 프로젝트 일정과 단계별 작업 표준, 산출물에 대한 세부 사항을 정의한다. 추진 조직 구성원을 대상으로 작업 절차 및 표준에 대한 검토 작업 및 교육이 이루어져야 하며 작업 단계의 정확한 관리를 위해 검토 회의 실시 주기를 선정하고 사용자 부서 또는 팀별 조사 일정을 수립한다.

 
추진 조직 구성

정보전략계획 추진을 위한 조직을 구성하며 각 구성원의 역할 및 임무를 정의한다. 조직 구성원의 숙련도나 방법론에 대한 이해도 등이 작업에 영향을 미치므로 사전에 방법론에 대한 교육이나 협의를 통해 완전히 숙지한 이후에 프로젝트에 착수한다. 추진 조직에는 의사 결정이 가능하고 프로젝트에 대한 각종 자원을 지원할 수 있는 최고 경영층의 포함되어야 하며 프로젝트 관리자와 의사 소통 채널이나 방법을 확보하여 프로젝트 전반에 걸쳐 경영층, 프로젝트 팀, 현업 부서와의 원활한 의사 소통이 이루어지도록 해야 한다.

일반적으로 정보전략계획 프로젝트 조직은 다음과 같이 구성된다.

 
 
  • 프로젝트 스폰서
    전체 방향 제시, 성공적인 프로젝트 수행을 위해 필요한 자원의 배분, 프로젝트 추진조직내의 최종적인 의견조정, 변화 수용에 적합한 전사적인 조직 환경 확립에 힘쓴다.

  • 프로젝트 추진 위원회
    기업의 임원 및 각 프로세스 오너로 구성되며 그 역할은 프로젝트의 전체 방향 검증, 최고 경영진과의 커뮤니케이션, 성공적인 프로젝트 수행을 지원, 프로젝트 추진 조직 내의 의견 차이에 대한 의견 조정 등을 한다.

  • 프로젝트 관리자
    프로젝트 코디네이터(Project Coordinator)와의 커뮤니케이션(Communication), 인력/조직 관련 프로젝트팀과의 긴밀한 협조 및 협의, 프로젝트 추진 일정 및 작업 내용 작성,컨설턴트의 작업 결과물 검토 및 작업 방향 제시,정보 기술팀과 프로세스/조직 개선 팀간의 작업 및 솔루션 연계/통합 방향 제시를 포함하여 프로젝트의 원활한 진행에 필요한 지원확보 등을 한다.

  • 품질 보증 및 자문팀
    프로젝트 단계별 이슈에 대한 확인 및 솔루션 의견 제시,프로젝트 결과에 대한 품질 검증(Quality Assurance) 및 확인, 벤치마킹과 관련 대상 회사 및 일정 협의, 필요시 추가 자원 조달, 필요한 경우 프로젝트 스폰서 혹은 프로젝트 추진 위원회와 작업 내용 및 결과에 대해 협의를 한다.

  • 프로세스/조직 개선팀
    프로세스 현안 분석, 필요 자료 수집 및 정리, 분석 및 결과 검토, 내부 인력과 정보 기술 팀원과의 협조 및 커뮤니케이션을 이끈다.

  • 정보 기술팀
    현행 시스템의 현안 분석,필요 자료 수집 및 정리, 분석 결과의 내용 검토, 프로세스/조직 개선팀과 협조 및 커뮤니케이션의 역할을 한다.

  • 컨설턴트
    프로젝트 매니저와의 커뮤니케이션, 작업 내용에 따른 자료 분석, 결과 정리, 의견 제시, 현업 프로젝트 팀원과의 공동 작업, 정보 기술과 프로세스/조직 팀원간 공동 작업 수행, 부문별 내부 지원팀 인력과의 조화 및 협업을 하여 프로젝트를 이끈다 
프로젝트 목적 및 범위 설정

정보전략계획의 목적(Objectives)과 목표(Goals)를 명확히 설정하여 전체 추진 조직이 프로젝트 방향을 명확히 인식하도록 한다. 또한 사전에 정보전략계획에 포함될 내용을 사전에 정의하여 상세화 정도, 적용 범위 등을 설정한다.

 
산출물 및 적용 툴 선정

각 단계별 도출되어야 산출물의 정의, 내용, 양식 등을 선정한다. 단계별 산출물과 과정별 적용 툴은 정보전략계획 방법론에 따라 다르지만 특정 방법론에 100% 의존하여 그대로 따르기보다는 내부 활용 자원과 경영 목표/정보시스템 목표, 정보시스템 현황 등에 따라 적절한 산출물과 적용 툴은 선별하는 것이 바람직하다.

 
작업 단계별 일정 계획 수립

각 세부 단계별 일정 계획을 수립한다. 일정 계획에는 작업기간, 담당자, 산출물들이 정의되어야 하며 각 세부 단계별 작업 절차, 검토 방법 등을 명세화한다. 계획 대비 실적을 점검할 수 있도록 체크리스트를 작성하는 것도 좋은 방법이며, 프로젝트 진행 도출 발생할 수 있는 각종 위험 요인에 대한 위험 관리 방안도 사전에 기술해 놓아야 한다.

 
 
정보화 마인드 확산

정보전략계획을 포함한 정보시스템 도입 프로젝트에서 정보화 마인드 확산은 가시적인 산출물이 있는 다른 과정에 비해 상대적으로 간과되는 경우가 많다. 하지만 특히 중소기업 정보화에 있어 전사적 정보화 마인드 확산과 경영자의 정보 전략 수립 필요성에 대한 확신은 프로젝트 성패에 결정적인 영향을 미친다. 전사적인 정보화 마인드 확산을 위해서는 우선 정보전략계획 프로젝트 착수를 전사에 공지하고 협조 및 건의 사항을 전 조직에 공유하여 전사적인 공감대를 확보하여야 한다. 이를 위한 프로젝트 준비 단계에서 임직원을 대상으로한 정보전략수립 프로젝트 착수 설명회와 정보화 관련 일반적인 추세 및 동향에 대한 교육을 실시하기도 한다.

 
업무 조사서 및 설문서 문안 작성

업무 파악과 조직 목표 등 사용자 면담 조사에 앞서 업무 조사서를 사전에 배포한 후 현행 업무에 대한 분석을 실시하는 것이 바람직하므로 준비 단계에서 업무 조사서를 작성하기도 한다.

업무 조사서는 단기간 내에 회사의 조직별 업무를 이해할 수 있고 사용자의 요구 사항을 파악하기 위한 좋은 자료가 되므로 조사 항목 및 문안 내용을 철저히 검토하여 향후 분석 자료로 활용할 수 있도록 한다. 업무 조사서는 부서, 팀 등 조직 단위로 작성되며 조직 업무 기능의 분류 및 처리 절차 도식화, 조직 구성원의 담당 업무, 해당 조직에서 사용하고 있는 서식, 새로운 정보 요구 사항 등을 약식화하여 작성 요령과 함께 배포, 수집한다.

설문서는 전 조직원을 대상으로 하여 경영 계층별 경영자층, 관리자층 및 실무자층 등으로 세분화하여 작성한다. 조직 구성원 및 조직별 중요한 목표, 현 시스템에 대한 (불)만족도, 업무적, 정보시스템적 요구사항이나 개선점 등으로 구성한다. 설문 설계 단계에서부터 설문 결과의 통계적 분석과 활용을 고려하여야 한다.

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2011/02/05 12:55 2011/02/05 12:55
posted by IT솔루션컨설턴트
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